Одним из документов, посредством которого лица, отправляющиеся в командировку или приобретающие материально-технические средства для хозяйственных нужд предприятия, подтверждают целевое расходование денежных средств, является авансовый отчет. Авансовый отчет — это заполненный в одном экземпляре унифицированный бланк, специальной формы АО-1.
Заполнение авансового отчета осуществляется двумя лицами:
- сотрудником предприятия, получившим авансом денежные средства;
- бухгалтером предприятия.
Сделать это необходимо в течение трех дней с момента получения денежных средств в качестве аванса или на следующий день после окончания срока командировки. Бланк должен быть заполнен с двух сторон.
Заполнение авансового отчета. Как провести авансовый отчет
Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
Сотрудник, отчитывающийся об израсходованных средствах, на лицевой стороне в верхней части бланка заполняет графы, в которых указывается:
- название организации, выдавшей аванс;
- личные сведения о себе (фамилию и полные имя, отчество), занимаемую должность;
- цель, на которую выдан денежный аванс (командировка, приобретение ценностей и т.п.).
На этой же странице есть таблица, которая подлежит заполнению сотрудником. В нее заносятся следующие данные:
- Сумма всех полученных денежных средств (в том числе и авансов, полученных ранее), с указанием даты их выдачи.
- Израсходованные на конкретный момент времени суммы.
- Остаток полученной суммы (если таковая имеется).
- Сумма, израсходованная сверх полученного аванса.
Заполнение авансового отчета предусматривает приложение к нему документов, подтверждающих затраты. Для отчета о командировке необходимо приложить:
- проездные документы (в оба конца);
- квитанции об оплате мест проживания;
- заполненное по форме командировочное удостоверение, с отметками даты прибытия к месту командировки и убытия из него.
Для отчета о расходах на приобретение материальных ценностей прилагаются товарные или кассовые чеки, накладные, квитанции и т.п. Все сведения об этих документах (название, дата выдачи, израсходованные суммы) подотчетное лицо заносит в соответствующие графы на обратной стороне бланка АО-1.
После заполнения авансового отчета сотрудником, работники бухгалтерии проверяют правильность его заполнения и соответствие указанных сведений данным в приложенных документах. Если подотчетным лицом все составлено верно, бухгалтер приступает к оформлению своей части авансового отчета.
Заполнение авансового отчета бухгалтером
Бухгалтер при заполнении авансового отчета вносит следующие данные:
- порядковый номер данного финансового документа;
- количество приложенных к отчету документов, необходимых для проведения учета израсходованных денежных средств;
- показывает расчет с подотчетным лицом: удержанный с него остаток или оформленную задолженность предприятия сотруднику по факту перерасхода денежных средств, которая подлежит последующей выплате.
Все это вносится в соответствующие графы на лицевой стороне бланка слева. Справа указываются корреспондентские счета конкретного авансового отчета, проведенного по бухгалтерскому учету. Лицевая сторона бланка должна быть заполнена бухгалтером при всех формах учета:
- мемориально-ордерной,
- журнально-ордерной,
- компьютерной.
Затем бухгалтер удостоверяет документ своей личной подписью и ставит дату.
Заполнение авансового отчета. Как провести авансовый отчет
Как провести авансовый отчет в 1С: Бухгалтерия
Сегодня практически все предприятия переходят на оформление бухгалтерских документов в электронном виде. Поэтому часто возникает вопрос, как провести авансовый отчет в 1С: Бухгалтерия. Сделать это достаточно просто.
- В компьютерной программе «1С: Бухгалтерия» этот документ можно найти в меню «касса»→ «Авансовый отчет».
- При оформлении шапки документа указываются реквизиты организации и личные данные подотчетного лица.
- Открыть закладку «Авансы» и ввести название документа, по которому выдан аванс, выданную сумму, израсходованную сумму, наличие остатка или перерасхода.
- Для занесения затрат на оплату услуг подотчетным лицом, необходимо открыть новый документ «Авансовый отчет» (в меню «касса»→ «авансовый отчет» нажать на кнопку «Добавить»). Заполнить соответствующие поля и графы таблицы. В таблицу вносятся все документы, по которым сотрудник получал авансы, но еще не отчитался за них.
- Далее, в закладке «Прочее» открыть новую строку и аналогичным образом заполнить все поля с данными о произведенных расходах. В соответствующие поля вводятся сведения о приложенных финансовых документах, подтверждающих расходы.
- В соответствующей графе заполняются следующие поля: «Сумма», «Субконто», «Счет затрат», «Счет НДС».
- Совершаете переход: с кнопки «записать»→ «Авансовый отчет» (форматирование)→проведение авансового отчета→ «ОК».
Операция «Проведение авансового отчета» завершена.